KEHTNA VALLAVALITSUSE  ISIKUANDMETE  TÖÖTLEMISE  PÕHIMÕTTED

1.    Millisel alusel töötleme isikuandmeid

Kehtna Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) töötleb füüsilise isiku isikuandmeid õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja selle asutustele pandud avaliku võimu ülesannete täitmiseks ja avalike teenuste osutamiseks. Isikuandmete töötlemise aluseks võib olla ka Teie pöördumine omavalitsuse  poole.

Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest ja muudest omavalitsuse tegevust korraldavatest õigusaktidest. Nende ülesannete täitmisel ja avalike teenuste osutamiseks kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ning eraeluga seonduvat teavet. Oma sisemise töökorraldusega teeme kõik selleks, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete töötlemise aluseks on Teie pöördumine omavalitsusorgani poole.

Isikuandmete töötlemisel juhindub vallavalitsus andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest

ja juhistest nagu:

-          Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (edaspidi Üldmäärus);

-          isikuandmete kaitse seadus;

-          avaliku teabe seadus;

-          rahvastikuregistri seadus;

-          Andmekaitse Inspektsiooni juhised.

Vallavalitsus töötleb Teie isikuandmeid:

-           õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks (näiteks lasteaiakoha määramine);

-           juriidilise kohustuse täitmiseks (näiteks statistiliste aruannete esitamine);

-           Teiega sõlmitud lepingu täitmiseks.

Muudel juhtudel küsime Teilt isikuandmet töötlemiseks nõusoleku, näidates ära, milliseid isikuandmeid soovime töödelda ja millisel eesmärgil. Nõusoleku puudumisel või selle tagasivõtmisel isikuandmete töötlemist ei toimu.

2.    Andmed isikuandmete töötleja kohta

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on vallavalitsus. Töödeldavatele isikuandmetele pääsevad ligi ainult need teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid oma tööülesannete täitmiseks.

Vastutava töötlejana edastame Teie isikuandmeid ainult sellistele volitatud töötlejatele, kellega oleme sõlminud selleks lepingu. Volitatud töötleja tohib isikuandmeid töödelda üksnes lepingus nimetatud eesmärkidel ja piirides andmekaitse reegleid järgides. Võime kasutada kolmandate isikute abi oma tegevuse korraldamisel (näiteks valla veebilehe; meiliserveri haldamine jm), mille käigus edastame neile üksnes teenuse osutamiseks vajalikke isikuandmeid.

3.    Milliseid isikuandmeid me töötleme

3.1.  Pöördumised ja muu kirjavahetus

Kirjad registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Füüsiliste isikute poolt esitatud pöördumised (märgukirjad, teabenõuded, selgitustaotlused) sisaldavad isikuandmeid nagu nimi, kontaktandmed (telefoni nr, aadress, e-posti aadress), isikuga seotud probleemi kirjeldus jm. Samuti võib isikuandmeid sisaldada teisest ametiasutusest saabunud kiri.  Kasutame pöördumises avaldatud andmeid saabunud kirjale vastamisel. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle pädevale asutusele ning teavitame sellest kirja saatjat.

Kui saabunud kirjas leidub teavet, mis võib oluliselt kahjustada isiku privaatsusõigusi või andmeid, millele juurdepääs on õigusakti alusel piiratud, seatakse kirjale juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse alusel.

Avalikku juurdepääsu ei võimaldata üldjuhul dokumendiregistri kaudu tehtud füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu.  Kui dokumendile on seatud juurdepääsupiirang õigusakti alusel, kuvatakse dokumendiregistris pöördumise registriandmed. Isikule vastatakse pöördumises esitatud aadressil kirjalikult või kokkuleppel muul viisil.

3.2.  Kehtna Vallavalitsusele ja Kehtna Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid

Kehtna Vallavalitsusele ja Kehtna Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris.

Kehtna Vallavalitsuse korralduse ja Kehtna Vallavolikogu otsuse puhul on tegu üksikaktiga.

Kui nimetatud üksikaktis reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi, sisaldab see isikuandmeid (näiteks otsus sotsiaaltoetuste määramine, hooldekodusse paigutamine jne). Kui üksikakti eelnõu sisaldab füüsilise isiku nime, elukohta ja isikukoodi isikuandmetena või delikaatseid isikuandmeid, siis seatakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirang ning tuuakse välja piirangu alus ja tähtaeg. Isikuandmeid ja eraelulist teavet sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Valla õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu moodustab valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

3.3.  Töö- või ametikohale kandideerimine vallavalitsuses

Töö- või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid.

Kandideerimisdokumendid ja kirjavahetus registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kõik kandideerimisdokumendid on juurdepääsupiiranguga teave. Dokumendiregistris kuvatakse ainult  dokumendi registriandmed. Juurdepääs kandideerimisdokumentidele võimaldatakse ainult neile ametnikele ja isikutele, kes osalevad kandidaadi valimisel.

3.4.   Vallavalitsuse veebileht, telefonikõned

Töötleme valla veebilehe külastajate andmeid üksnes statistilistel eesmärkidel isikustamata kujul. vallavalitsus ei salvesta füüsiliste isikute telefonikõnesid ning ei edasta eraisikute kontakttelefoni kolmandatele isikutele.

4.        Isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamise tähtaeg

Vallavalitsus ei töötle ega kasuta isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või andmete töötlemise eesmärgi saavutamiseks. Vallavalitsuse säilitatakse kõiki dokumente enamasti elektroonselt. Paberkandjal säilitatavatele dokumentidele märgitakse juurdepääsupiirangu märge ja säilitatakse dokumendiloetelus sisu järgi vastavas sarjas.

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente   säilitatakse:

-          dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või

-          seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

-          seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

-          poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni ;

-          Vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja möödumiseni.

Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb vallavalitsus säilitustähtaja saabumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab vallavalitsus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise. Säilitustähtaja saabumisel dokumendid hävitatakse.

5.    Millistest põhimõtetest lähtume isikuandmete avalikustamisel

Kõigile isikutele vabalt ja avalikult kasutamiseks  masinloetaval kujul andmetena (avaandmed) isikuandmeid ei avalikustata, välja arvatud juhul, kui Teid on teavitatud andmete kogumisel sellest, et tegu on avalike andmetega.

Teie isikuandmeid edastame kolmandatele isikutele ainult õigusaktides ettenähtud juhtudel, näiteks kohtueelsele menetlejale või kohtule, rahvastikuregistrile.

Avalikustame isikuandmeid Ametlikes Teadaannetes, kui seda näeb ette eriseadus.

6.    Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Omavalitsusorgani töös ja ametiasutuses avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks. Menetlusega seotud isikutele avaldatakse andmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.

Juurdepääsupiiranguga dokumendiga tutvumiseks esitatud teabenõude korral kontrollitakse eelnevalt, kas soovitud dokumenti saab väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda, et välistada  juurdepääsupiiranguga teabe sattumine kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine otsustatakse vastavalt dokumendi sisule.

Juurdepääsupiiranguta väljastatakse dokument isikule või asutusele, kellel on seadusest tulenev õiguslik alus selle küsimiseks (näiteks kohus või kohtuväline menetleja).

7.    Isikuandmete turvalisuse tagamine

Vallavalitsus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse.  Vallavalitsus kaitseb kogutud isikuandmeid volitamata ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.  

Juurdepääs isikuandmetele on ainult valla ametiasutuse teenistujatel, kes vajavad  neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad teenistujad  on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning rakendama nõutud turvameetmeid.  Volitatud töötlejalt nõuame isikuandmete töötlemisel  valla ametiasutusega samal tasemel turvalisuse järgimist.

8.    Tegevus isikuandmetega seotud rikkumise korral

Isikuandmetega seotud rikkumisest teadasaamisel, mis võib ohustada isiku õigusi ja vabadusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Vallavalitsus rakendab meetmeid rikkumise viivitamatuks lahendamiseks.

Kui rikkumine võib tõenäoliselt kaasa tuua suure ohu Teie õigustele ja vabadustele, teavitame Teid sellest. Eesmärgiks on võimaldada Teil endal tarvitusele võtta vajalikud ettevaatusabinõud olukorra lahendamiseks.

9.     Teie õigused isikuandmete töötlemisel

Isikuandmete töötlemisega seoses on Teil järgmised õigused:

Õigus saada teavet selle kohta, milliseid Teie isikuandmeid me töötleme ja kuidas see toimub. Sellekohase teabe saamiseks palume Teil esitada vallavalitsusele digiallkirjastatud päring. Vallavalitsusel on õigus nõuda Teilt oma isiku tõendamist.

Päringule vastatakse hiljemalt 30 päeva jooksul. Vallavalitsusel on õigus vastamise tähtaega pikendada 60 päeva võrra, arvestades taotletavate andmete mahtu ja päringule vastamise keerukust.  Vastamise tähtaja pikendamisest ja vastuse viibimise põhjusest teavitatakse Teid 30 päeva jooksul päringu saamisest.  Vallavalitsus võib keelduda Teie päringu täitmisest õigusaktides ettenähtud juhtudel, näiteks juhul, kui see kahjustab riiklikku julgeolekut või võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi. Päringu täitmisest keeldumise korral põhjendab vallavalitsus keeldumise põhjust ja alust.

Andmete paberkandjal väljastamise eest võime nõuda mõistlikku tasu alates 21. leheküljest.

Riiklikes registrites Teie kohta käivaid isikuandmeid saate kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse kaudu nende andmete osas, mille andmeandja registrile on vallavalitsus.

Õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, kui andmed on muutunud või mingil põhjusel puudulikud, ebapiisavad või väärad. Selleks palume Teil esitada vallavalitsusele  vastava sooviga avaldus. Vallavalitsusel on õigus küsida avalduse menetlemisel täiendavaid tõendeid.

Õigus nõuda mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt andmete töötlemise eesmärgist.

Kui Teie isikuandmeid töödeldi nõusoleku alusel, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.  Nõusoleku tagasivõtmiseks palume Teil esitada sellele ametiasutusele avaldus, kellele Te andsite nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Avalduses tuleks välja tuua, milliste isikuandmete töötlemise lõpetamist Te soovite. Ametiasutus lõpetab nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisel viivitamatult avalduses märgitud isikuandmete töötlemise.

Õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie eelnev nõusolek ning olete nõusoleku tagasi võtnud või on möödunud andmete säilitustähtaeg ja neid andmeid ei pea arhiveerima.

Kui ametiasutus kavatseb isikuandmeid töödelda mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, edastab ta Teile teabe isikuandmete edasise töötlemise eesmärgi kohta.

Õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva järelevalveasutuse poole.  Kehtna Vallavalitsuse isikuandmete töötlemisega seotud toimingute peale on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

10. Kehtna Vallavalitsuse andmekaitseametnik

Kehtna Vallavalitsuses täidab andmekaitseametniku ülesandeid jurist Gert Võsa, e-post gert.vosa[at]kehtna.ee, telefon 5303 6380