Ametijuhendid

« Tagasi

Vallasekretäri abi ametijuhend (Järvakandis)

1. ÜLDSÄTTED 
1.1 Vallasekretäri abi on Kehtna Vallavalitsuse spetsialistide teenistusgruppi kuuluv ametnik. 
1.2 Vallasekretäri abi nimetab ametisse ja vabastab ametist vallavanem oma käskkirjaga.
1.3 Vallasekretäri abi allub teenistusülesannete täitmisel vallasekretärile.
1.4 Vallasekretäri abi juhindub oma töös Eesti Vabariigi õigusaktidest, Kehtna Vallavolikogu ja Kehtna Vallavalitsuse õigusaktidest, vallavanema käskkirjadest, töökorralduse reeglitest ning käesolevast ametijuhendist.
1.5 Vallasekretäri abi asendab vajadusel vallavanema käskkirjaga määratud isik.
 
2. AMETIKOHA EESMÄRK 
Vallasekretäri ja ametiasutuse töötajate abistamine ametiasutuse asjaajamise korraldamisel ja seaduslikkuse tagamisel.
 
3. TEENISTUSKOHUSTUSED 
3.1 vallavolikogu eestseisuse ja istungite protokollimine ning tehniline ettevalmistamine programmis VOLIS;
3.2 vallavolikogu komisjonide koosolekute ettevalmistamine ja protokollimine.
3.3 vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktide avalikustamine Riigi Teatajas ning valla  kodulehel;
3.4 dokumendihaldusprogrammis kirjade registreerimine ning kirjadele ja avaldustele vastuste koostamine vallavanema või vallasekretäri ülesandel.
3.5 elukoha registreerimine ning elanike nõustamine elukoha registrisse andmete kandmise küsimustes, aadressandmete muutmine ruumi omaniku õigustatud nõudmisel ning muude elukoha muudatustega seotud toiminguid; 
3.6 perekonnaseisu toiminguid (koostab sünni- ja surmakanded, väljastab sünni- ja surmatõendeid) ning esitab igakuiselt sünni- ja surmakanded perekonnaseisu asutusele; 
3.7 rahvastikuregistri andmete töötlemine rahvastikuregistri seaduses sätestatud viisil, päringute teostamine ning nõutavate aruannete esitamine järgides avaliku teabe seadusest tulenevaid nõudeid ja delikaatsete isikuandmete kaitse seadust; 
3.8 valla ajalehele ülevaate koostamine vallavalitsuse ja volikogu istungite materjalidest;
3.9 personalikäskkirjade vormistamine ja puhkusearvestuse pidamine;
3.10 ametnike koolitusarvestuse pidamine ning iga-aastase personalistatistika koostamine ja esitamine Rahandusministeeriumile;
3.11 töötamise registrisse andmete esitamine;
3.12 ametiasutuse arhiivi korrastamine ja dokumentide koostamine, tõendite väljastamine;
3.13 vajadusel vallakantselei töötajate asendamine;
3.14 muude vallavanema või vallasekretäri antud korralduste täitmine, mis on seotud ametikoha teenistusülesannete täitmisega. 
 
4. VASTUTUS 
Vallasekretäri abi vastutab:  
4.1 vastutab ametijuhendi piires tema poolt väljastatud dokumentide ja informatsiooni õigsuse eest, ametijuhendis toodud tööülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest;
4.2 kohustub hoidma nii teenistussuhte ajal kui ka pärast teenistusest vabastamist talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni, mis on seoses ametiülesannetega temale teatavaks saanud.
 
5. ÕIGUSED
Vallasekretäri abil on õigus:
5.1 saada ametialaselt vajalikku täienduskoolitust;
5.2 saada valla ametnikelt, töötajatelt ning valla hallatavatelt asutustelt informatsiooni, dokumente jms mis on vajalikud tema tööülesannete täitmiseks;
5.3 saada tema vastutusel olevate materiaalsete väärtuste hoidmiseks vajalikke tingimusi.
 
6. AMETIKOHA NÕUDED
6.1 vallasekretäri abil on nõutav keskeri- või kõrgharidus ning ametialane enesetäiendus.
6.2 ametialaselt eesti keele oskus kõrgtasemel, vene keele oskus ametialase suhtlemise tasemel.
6.3 muud olulised oskused: suhtlemis-, väljendus- ja kuulamisoskus; oskus säilitada rahu probleemsetes olukordades, oskus kuulata vestluspartnerit ning oskus selgelt põhjendada oma seisukohti nii suuliselt kui kirjalikult; 
6.4 isikuomadused: algatusvõime ja loovus ning kohusetundlikkus, hea kohanemisvõime, tasakaalukus, ausus, usaldusväärsus, täpsus, stressitaluvus.
 
7. AMETIJUHENDI MUUTMINE
7.1 ametijuhendit võib muuta ametniku nõusolekuta, kui muudatuste aluseks on kehtivate õigusaktide muudatus;
7.2 enne ametiülesannete täitmisele asumist ja pärast muudatuste sisseviimist kinnitavad vallavanem ning vallasekretäri abi muudatusi oma allkirjaga.