Ametijuhendid

« Tagasi

Sekretär-registripidaja ametijuhend

1. ÜLDOSA
1.1 Sekretär-registripidaja on Kehtna Vallavalitsuse spetsialistide teenistusgruppi kuuluv ametnik. 
1.2 Sekretär-registripidaja nimetab ametisse ja vabastab ametist vallavanem oma käskkirjaga.
1.3 Sekretär-registripidaja nimetatakse ametikohale määramata ajaks.
1.4 Sekretär-registripidaja allub teenistusülesannete täitmisel vallasekretärile.
1.5 Sekretär-registripidaja juhindub oma töös Eesti Vabariigi õigusaktidest, Kehtna valla põhimäärusest, Kehtna Vallavolikogu ja –valitsuse õigusaktidest, Kehtna Vallavalitsuse asjaajamise alustest, vallavanema käskkirjadest, töökorralduse reeglitest ning käesolevast ametijuhendist.
1.6 Sekretär-registripidaja asendab vallasekretäri abi või oma pädevuse piires muud kantselei teenistujat.
 
2. AMETIKOHA EESMÄRK
Sekretär- registripidaja ametikoha põhieesmärk on vallakantselei asjaajamise tehniline teenindamine ning temale ametialaseks kasutamiseks antud registrite pidamine.
 
3. TEENISTUSKOHUSTUSED
Sekretär- registripidaja:
3.1 dokumendihaldusprogrammis kirjade registreerimine ning kirjadele ja avaldustele vastuste koostamine koostöös ametiasutuse teenistujatega;
3.2 elukoha registreerimine ning elanike nõustamine elukoha registrisse andmete kandmise küsimustes, aadressandmete muutmine ruumi omaniku õigustatud nõudmisel ning muude elukoha muudatustega seotud toiminguid; 
3.3 perekonnaseisu toiminguid (koostab sünni- ja surmakanded, väljastab sünni- ja surmatõendeid) ning esitab igakuiselt sünni- ja surmakanded perekonnaseisu asutusele; 
3.4 rahvastikuregistri andmete töötlemine rahvastikuregistri seaduses sätestatud viisil, päringute teostamine ning nõutavate aruannete esitamine järgides avaliku teabe seadusest tulenevaid nõudeid ja delikaatsete isikuandmete kaitse seadust; 
3.5 koostab vajadusel statistikat ja analüüse;
3.6 osaleb asjaajamist puudutavate õigusaktide eelnõude ettevalmistamises;
3.7 peab kirjavahetuse toimikuid ja valmistab need ette arhiivi üleandmiseks;
3.8 saadab välja ja võtab vastu posti, jälgib kirjadele vastamise tähtaegadest kinnipidamist;
3.9 osutab paljundamise, koopia ja skaneerimise teenust ning varustab vallavalitsuse töötajaid bürootarvetega;
3.10 nõustab kodanikke oma pädevuse piires dokumentide täitmisel;
3.11 korraldab vajadusel külaliste vastuvõttu ja koosolekute protokollimist;
3.12 on kursis ametiasutuse igapäevase töökorraldusega ning omama informatsiooni vallavanema ja ametnike asukoha ning kontakteerumisvõimaluste kohta;
3.13 valmistab asjaajamise perioodi lõppemisel ette dokumendid pikaajaliseks säilitamiseks, tagab arhiividokumentide nõuetekohase hoidmise, kasutamise, hävitamise ja avalikule arhiivile üleandmise ning koostab ja peab ülevaadet arhiivi koosseisust.
 
4. VASTUTUS
Sekretär-registripidaja 
5.1 vastutab oma ametijuhendi piires tema poolt väljastatud dokumentide ja informatsiooni õigsuse eest, ametijuhendis toodud tööülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest.
5.2 kohustub hoidma nii teenistussuhte ajal kui ka pärast teenistusest vabastamist talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni, mis on seoses ametiülesannetega temale teatavaks saanud.
 
5. ÕIGUSED 
Sekretär-registripidajal on õigus
4.1 saada ametialaselt vajalikku täienduskoolitust;
4.2 saada valla ametnikelt, töötajatelt ning valla hallatavatelt asutustelt informatsiooni, dokumente jms mis on vajalikud tema tööülesannete täitmiseks;
4.3 saada tema vastutusel olevate materiaalsete väärtuste hoidmiseks vajalikke tingimusi.
 
6.  AMETIKOHA NÕUDED
6.1 sekretär- registripidajal on nõutav keskharidus ning ametialane enesetäiendus.
6.2 ametialaselt vajalikud teadmised:
riigi põhikorra, kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine; kohaliku omavalitsuse korraldust reguleerivate õigusaktide ja asjaajamiskorra aluste tundmine; ametikohal nõutavad juhtimisalased teadmised; asjaajamisaluste tundmine.
6.3 ametialaselt eesti keele oskus kõrgtasemel, vene keele oskus ametialase suhtlemise tasemel.
6.4 muud olulised oskused: suhtlemis-, väljendus- ja kuulamisoskus; oskus säilitada rahu probleemsetes olukordades; oskus kuulata vestluspartnerit ning oskus selgelt põhjendada oma seisukohti nii suuliselt kui kirjalikult. 
6.5 isikuomadused: algatusvõime ja loovus ning kohusetundlikkus, hea kohanemisvõime, tasakaalukus, ausus, usaldusväärsus, täpsus, stressitaluvus.
 
7. AMETIJUHENDI MUUTMINE
7.1 ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada tööd vallavalitsuses. 
7.2 enne ametiülesannete täitmisele asumist ja pärast muudatuste sisseviimist kinnitavad vallavanem ning sekretär- registripidaja muudatusi oma allkirjaga.