Isikuandmete töötlemise põhimõtted Kehtna Vallavalitsuses

 

 

     1.  Andmete töötlemisega seotud olulisemad põhimõtted


1.1  Kehtna Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isiku andmeid (edaspidi andmed) õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmisel. Andmete töötlemisel lähtutakse eelkõige isikuandmete kaitse seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega andmete töötlemise kohta sätestatust. Andmetena käsitletakse käesolevas isikuandmete töötlemise põhimõtetes ka isiku alaealiste laste ning eestkostetavate andmeid kui põhimõtete sisust ei tulene teisti.


1.2  Üldjuhul on andmete töötlemise aluseks isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi  kiri) või isiku suuline pöördumine vallavalitsuse poole. Ilma  isiku initsiatiivita töötleb vallavalitsus isikuga seotud andmeid seaduses sätestatud juhtudel avaliku ülesande täitmiseks.


1.3 Andmeid, milleks on nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber, kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vastava isikuga kontakti saamiseks. Asja menetlemisel ning dokumendi kättetoimetamisel kasutatakse aadressiandmeid, mida vastav isik on vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.


1.4  Andmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale, tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldab vallavalitsus umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.


1.5  Avaliku teabe seadusest tulenevalt on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus andmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet. Seaduses on andmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks ette nähtud kitsendused. Vallavalitsuse eesmärgiks on võimalikult vähe eraelu riivata ning tagada avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud andmete mittesattumine kõrvaliste isikute valdusse.


1.6  Kui isiku hinnangul on vallavalitsus kogunud, kasutanud või töödelnud isiku andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema andmeid, siis võib isik pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

1.7  Juhul kui vallavalitsusel ei ole andmete kasutamiseks enam seaduslikku alust (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud), kuid isiku arvates jätkatakse andmete töötlemist, siis võib isik nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.


     2.  Andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine


2.1  Andmed avalikustatakse ainult juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Eraisikutelt saabunud ja välja saadetud kirjad registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.kehtna.ee.


2.2  Avaliku teabe seadusest lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku ees- ja perekonnanime, aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei võimaldata. Kui dokumendiregistri väljadel olevast informatsioonist ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse § 35 alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid.


2.3  Isiku poolt vallavalitsusele paberkandjal kirja saatmisel on seda üldjuhul võimalik dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada. Elektroonilise kirja puhul, mis ei sisalda andmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on e-kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Isikul on õigus taotleda kirjas, et see jäetakse dokumendiregistri kaudu avalikustamata.


2.4  Vastavalt seadusele avaldatakse Kehtna Vallavolikogu määrus Riigi Teatajas ja määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud teisiti. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile dokumendihaldussüsteemis Amphora ja valla veebilehel. Vallavalitsuse õigusaktid ja istungite protokollid avalikustatakse ning need on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendihaldussüsteemis Amphora. Vallavalitsuse määrus avaldatakse Riigi Teatajas.

 

2.5  Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis dokumenti ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos andmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.


2.6  Vastavalt Haldusmenetluse seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

 

2.7  Väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab vallavalitsus andmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt. Vastavalt avaliku teabe seadusele andmekogudes, mille pidaja on vallavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.


     3.  Andmete edastamine kolmandatele isikutele või asutustele


3.1  Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud kirjad on valdavalt juurdepääsupiiranguga. Tavaliselt sisaldavad nimetatud kirjad saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu üldjuhul avalikustamisele. Kirjas esitatud muu teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.


3.2  Juurdepääsupiirangut arvestamata väljastab vallavalitsus kirja asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele ning informeerib edastamisest kirja saatjat. Vallavalitsus avaldab andmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele asja lahendamiseks vajalikus mahus.

 

3.3  Vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud kirja, millega soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), korral analüüsib vallavalitsus, kas kirja saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda vältimaks juurdepääsupiiranguga teabe sattumist kolmandatele isikutele. Teabenõude täitmisel kaetakse igal juhul väljastatavas kirjas saaja või saatja kontaktandmed.


3.4  Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste isikute perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt andmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele andmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.


3.5  Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel vastava toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses töötaja juuresolekul. Töötaja  peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.


3.6 Vallavalitsusele on antud eriseadustega teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.


3.7 Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

 

     4. Isiku tutvumine enda andmetega


4.1  Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta kogutud andmeid ja teavet ning õigus tutvuda nendega, märgitud õigust võib piirata seaduse alusel. Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on isikul õigus saada teada:

1) milliseid andmeid on tema kohta vallavalitsuses kogutud ja kogutakse;

2) millisel eesmärgil ning millisele õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;

3) millistele isikutele või asutustele on tema andmeid edastatud.


4.2  Andmete töötlemise kohta on võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega alljärgnevalt: 

1) pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel või esitada suuline taotlus vallavalitsuse töötaja vastuvõtul;

2) esitada kirjalik taotlus vallavalitsusele (Pargi tn 2, Kehtna alevik, 79001 Kehtna vald; e-post: kehtna@kehtna.ee);

3) taotleda teabenõudega avaliku teabe seaduse järgi vastavate dokumentide väljastamist;

4) tutvuda andmetega vallavalitsuses koha peal.


4.3  Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel, õel ja vennal ning seaduses sätestatud juhtudel teistel isikutel või asutustel.    


4.4  Andmete väljastamiseks peab vastav töötaja olema veendunud, et taotlejal on õigus andmeid saada, vajadusel peab taotleja oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Juhul kui telefoni teel tehtud taotluse puhul ei ole töötajal võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.


4.5  Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab vallavalitsus nõutavad andmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Eriseadus võib andmete kohta teabe ja andmete väljastamise korra suhtes näha ette erikorra. .


4.6  Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema andmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhatatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.


4.7  Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või andmete kaitset;

2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.


4.8  Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.


4.9  Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) isiku ebaõigete andmete parandamist, milleks peab tegema suulise või kirjaliku taotluse vallavalitsusele. Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

 

4.10  Kui andmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, siis võib vallavalitsus kõikvõimalike preemiate või  tunnustuste saamiseks, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehele või valla ajalehele isikuga seotud andmeid (näiteks sünd, sünnipäev, surm) edastada või avalikustada. Märgitud tegevus on keelatud juhul kui isik on esitanud vallavalitsusele  taotluse mitte töödelda tema andmeid.